01
Khách hàng và hồ sơ
Một chỗ duy nhất lưu khách hàng, người liên hệ, hợp đồng và toàn bộ vụ việc đã và đang làm cho họ. Tìm được cả khi gõ không dấu.
Vì sao cần
Văn phòng không vỡ vì thiếu giỏi, mà vì thông tin nằm rải rác
Hồ sơ trong tủ, tiến độ trong đầu người phụ trách, giờ làm trong sổ tay, công nợ trong một tệp Excel ai đó giữ. Mỗi thứ đều đúng, gộp lại thì không ai nắm được toàn cảnh. Những chuyện dưới đây quen tới mức bị coi là chuyện thường:
- Khách gọi hỏi vụ tới đâu rồi, phải đi hỏi lại người phụ trách mới trả lời được.
- Luật sư làm 10 giờ nhưng hóa đơn vẫn xuất theo 20 giờ báo giá ban đầu, hoặc ngược lại.
- Thời hạn kháng cáo nhớ trong đầu, người nhớ nghỉ phép đúng tuần đó.
- Cuối tháng tính hoa hồng cộng tác viên phải ngồi dò lại từng vụ trong tin nhắn.
- Người mới vào không biết bắt đầu từ đâu, phải hỏi từng việc một.
- Báo giá gửi đi rồi im, không biết khách đã xem hay chưa.
Làm được gì
Tám mắt xích của một vụ việc, nối liền nhau
Không phải tám phần mềm rời. Báo giá khách duyệt thì vụ việc tự mở; luật sư chấm giờ thì giờ tự chảy về báo giá; xuất hóa đơn thì lấy đúng số giờ đã chấm.
02
Vụ việc theo giai đoạn
Tiếp nhận → nghiên cứu hồ sơ → soạn thảo → luật sư duyệt → bàn giao → kết thúc. Nhìn bảng là biết vụ nào đang tắc ở khâu nào, không phải đi hỏi.
03
Thời hạn tố tụng có nhắc
Hạn kháng cáo, ngày phiên tòa, hạn nộp hồ sơ gắn thẳng vào vụ việc. Sáng ra hệ thống nhắc việc tới hạn, không phụ thuộc trí nhớ một người.
04
Chấm giờ luật sư
Mỗi lần làm chấm một dòng, gắn đúng vụ việc. Cuối kỳ biết vụ nào ăn giờ nhất, người nào gánh nhiều nhất, mảng dịch vụ nào thực sự có lãi.
05
Báo giá và hóa đơn
Gửi báo giá, khách bấm duyệt ngay trên trang, vụ việc tự mở. Hóa đơn xuất theo giờ thực làm chứ không theo giờ dự kiến.
06
Hoa hồng cộng tác viên
Báo cáo hoa hồng theo mảng dịch vụ, theo người và theo vai trò trong vụ. Cuối tháng mở ra là có số, không phải ngồi dò lại tin nhắn.
07
Ký tài liệu điện tử
Gửi văn bản cần ký, khách ký thẳng trên màn hình bằng chuột hoặc cảm ứng. Không phải in ra, ký, chụp lại, gửi ngược.
08
Phân quyền theo vai trò
Nhân viên thấy phần việc của mình, luật sư thấy vụ mình phụ trách, chủ văn phòng thấy toàn cảnh. Có nhật ký ai sửa gì, lúc nào.
Điểm khác biệt
Hóa đơn ra theo giờ thực làm, không theo giờ báo giá
Đây là mắt xích hầu hết phần mềm quản lý công việc bỏ trống, và cũng là chỗ văn phòng luật mất tiền hoặc mất uy tín nhiều nhất. Báo giá 20 giờ, làm xong hết 10 giờ — nếu vẫn xuất 20 giờ thì mất khách, còn nếu tính lại tay thì sớm muộn cũng nhầm.
| Mắt xích | Số giờ | Thành tiền |
|---|---|---|
| Báo giá gửi khách, khách duyệt | 20 giờ | 33.000.000 |
| Luật sư chấm giờ trong quá trình làm | 10 giờ | — |
| Hóa đơn xuất ra | 10 giờ | 16.500.000 |
Số minh họa với đơn giá 1.500.000 đồng một giờ, đã gồm thuế giá trị gia tăng 10%. Vòng chạy này đã kiểm chứng bằng dữ liệu thật trong cơ sở dữ liệu, không phải mô tả trên giấy.
Cổng khách hàng
Khách tự tra tiến độ, văn phòng bớt hẳn cuộc gọi hỏi thăm
Mỗi khách có một lối đăng nhập riêng. Vào là thấy đúng phần của mình, không khách nào thấy được vụ của khách khác.
- Xem vụ việc đang ở giai đoạn nào, ai phụ trách
- Đọc cập nhật văn phòng gửi và nhắn lại ngay tại vụ
- Xem và tải hóa đơn đã phát hành, bản nháp không hiện
- Mở báo giá, xem chi tiết phí và bấm duyệt
- Ký tài liệu điện tử khi văn phòng gửi
- Dùng được trên cả máy tính lẫn điện thoại
Thẳng thắn
LawHub hợp với ai, và chưa hợp với ai
Phần mềm nào cũng có chỗ không hợp. Nói trước để anh chị khỏi mất thời gian dùng thử rồi mới thấy lệch.
Hợp nếu văn phòng đang
- Có từ vài luật sư trở lên, nhiều vụ chạy song song
- Có cộng tác viên hưởng hoa hồng, tính tay mỗi tháng
- Tính phí theo giờ, hoặc muốn bắt đầu tính theo giờ
- Bị khách gọi hỏi tiến độ thường xuyên
- Muốn biết mảng dịch vụ nào thật sự có lãi
Chưa hợp nếu
- Văn phòng một người, mọi thứ vẫn nắm được trong đầu
- Chỉ cần chỗ lưu tệp, chưa cần quản trị vụ việc
- Cần nối thẳng với phần mềm kế toán ngay lúc này
- Cần phiên bản cài đặt tại máy chủ riêng của văn phòng